Tämä on Keravan Isännöinti Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste. Asiakasrekisteriin kerätään tarvittavaa tietoa Keravan Isännöinti Oy:n asiakkaista näille tarjottavien palveluiden tuottamiseksi sekä verkkosivuston toiminnan ja toiminnallisuuksien varmistamiseksi.
Tietosuojaselosteen tiedot
Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste on tietosuojalain 5.12.2018/1050 sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukainen.
Laatimispäivämäärä: 1.10.2023
Viimeisin muokkaus: 1.10.2023
Rekisterinpitäjä: Keravan Isännöinti Oy, Kultasepänkatu 8, 04250 Kerava
Y-tunnus: 0858297-3
Yhteyshenkilö rekisteriasioissa: Jaana Kvist, +358 41 451 8701, jaana@keravanisannointi.fi
Rekisterin nimi
Keravan Isännöinti Oy:n asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteiden hoitamiseksi, Keravan Isännöinti Oy:n ja sen edustamien taloyhtiöiden oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi sekä tietosuojalain mukaisesti isännöintiin liittyvien palveluiden tai toimeksiantojen toteuttamiseksi.
Rekistereihin on kirjattu seuraavia henkilötietoja
Osakeluettelo: Osakeluetteloon on merkitty osakkaan nimi ja postiosoite, henkilötunnus tai y-tunnus sekä mahdollisen toisen huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi.
Remonttirekisteri: Remonttirekisterissä on osakkaan nimi, osoite, sähköpostisoite ja puhelinnumero, mahdollisen toisen yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot sekä remonttityöstä vastaavien nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Asukasluettelo: Asukasluettelossa on asukkaan nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Jos rekisteröidyn selkeä yksilöiminen on tärkeää asukkaan tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, voidaan rekisteriin merkitä myös muita välttämättömiä henkilötietoja, kuten syntymäaika tai henkilötunnus.
Käytetyt säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Keravan Isännöinti Oy:n hallinnoimien taloyhtiöiden osakkailta ja asukkailta. Asiakasrekisteriin kerätään tietoja:
- Lomakkeista
- Sopimuksista
- Yhteydenottolomakkeista
- Kirjautumistiedoista
- Sähköpostiviesteistä
Suorista kontakteista saatujen tietojen lisäksi asiakasrekisteriä voidaan päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta saaduilla tiedoilla. Päivityksiä tehdään omissa rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden varmistamiseksi. Päivitystietoja voidaan hakea lain sallimissa rajoissa mm. Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteripalvelusta sekä viranomaisten julkisista rekistereistä, kuten kaupparekisteri, yritystietorekisteri ja verohallinnon rekisterit.
Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään koko sen ajan kuin asiakassuhteen hoitaminen ja Keravan Isännöinti Oy:n oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen edellyttävät. Asiakastaloyhtiöiden osakeluetteloiden ja remonttirekisterien tiedot säilytetään asunto-osakeyhtiölain määrittämän ajan. Asukasrekistereissä olevia henkilötietoja säilytetään koko sen ajan, kun asukas tai osakas asuu Keravan Isännöinti Oy:n isännöimässä taloyhtiössä. Asukkaan muutettua pois, henkilötietoja voidaan säilyttää ja käyttää mahdolliseen laskutukseen, perintään tai oikeudellisiin toimenpiteisiin tarvittavassa laajuudessa ja näihin toimenpiteisiin tarvittavan ajan.
Pääsy asiakastietoihin
Keravan Isännöinti Oy:n asiakastaloyhtiöiden henkilötietoihin on omien tehtäviensä hoitamisen puitteissa pääsy yhtiön henkilökunnalla, kyseisen taloyhtiön hallituksella, toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä vastikkeiden ym. saatavien perimiseksi. Tietoja voidaan myös luovuttaa lainsäädännön edellyttämällä tavalla asukkaalle, osakkaalle tai viranomaisille. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä kunnioittaen. Saadut rekisteritiedot pidetään salassa.
Tietojen suojaaminen
Keravan Isännöinti Oy varmistaa, että sen omat ja asiakastaloyhtiöiden keräämät henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvataan kaikille rekisteröidyille. Yhtiö edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, jos tietoa luovutetaan niille. Taloyhtiöiden käsittelemät henkilötiedot voivat tarvittaessa sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, riittävän tietoturvatason toteutumisen takaamiseksi. Paperisia asiakirjoja säilytetään paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.
Säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja luovutetaan Keravan Isännöinti Oy:n ulkopuolelle ainoastaan niiltä osin, kun viranomaisvelvoitteiden täyttäminen, isännöintipalvelun tai toimeksiannon toimittaminen tai tekniset ratkaisut sitä vaativat.
Rekisterin suojauksen tekniset periaatteet
Asiakasrekisteri on suojattu palomuurilla sekä yksilöllisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Palvelinlaitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on ainoastaan niillä Keravan Isännöinti Oy:n palveluksessa olevilla ja erikseen määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Kaikilla rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa ja korjata siellä olevat virheelliset tiedot. Mikäli henkilö haluaa tarkastaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, tulee pyyntö toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on oikeus vaatia oikaisupyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Tarkastus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.